Privacy policy 個人情報保護方針
プライバシーポリシー 株式会社アマネク
株式会社アマネク（以下「当社」といいます）は、お預かりした個人情報の重要性を認識し、その適正な取扱いのために、当社のコーポレートサイトおよび当社が運営する宿泊施設・そのサービスサイト（以下あわせて「本サイト等」といいます）を通じて取得する個人情報等について、以下の通りプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます）を定めます。
欧州経済領域（EEA）または英国にお住まいの方については、本ポリシーに加えて、特則（EEA・英国にお住まいの方に関する追加事項）が適用されます。
基本方針
当社は、保有する個人情報の取り扱いに関して適用される法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守いたします。また、個人情報の適正な取り扱いと適切な管理のための体制を構築し、これを維持・継続的に改善してまいります。
当社は、違法または不正な行為を助長し、または誘発するおそれのある方法により、個人情報を利用いたしません。また、未成年者から親権者の同意なく個人に関する情報をみだりに収集しないよう留意します。
1.個人情報の取得／利用目的について
個人情報の定義
本ポリシーにおいて「個人情報」とは、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます）に定める個人情報（生存する個人に関する情報であって、特定の個人を識別できるもの、または個人識別符号が含まれるもの）をいいます。
取得方法
当社は、個人情報の主体である個人（以下「ご本人」といいます）による入力（予約サイト、会員登録またはお問い合わせフォーム等）、宿泊施設でのご記帳、予約仲介事業者（OTA）経由でのご予約、施設内の防犯カメラ等により、個人情報を適正に取得します。偽りその他不正の手段により取得いたしません。
取得する情報と利用目的
当社が取得した個人情報は、個人情報保護法その他の法令により許容される場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ずに、利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱いません。具体的な利用目的は以下の通りです。
■ 宿泊者または施設ご利用者（これらの予約者を含みます）の個人情報
- 宿泊予約の受付および確認、宿泊契約の履行ならびに料金の決済その他サービスの提供
- 旅館業法に基づく宿泊者名簿の作成および保存（外国人非居住者のパスポート情報の取得および保存を含みます）
- 会員サービス（会員登録、特典の提供および各種ご案内を含みます）の提供および管理
- お問い合わせ、ご要望またはクレームへの対応およびご連絡
- サービスに関する当社の規約、ポリシー等（以下「規約等」といいます）に違反する行為に対する対応
- サービスに関する規約等の変更などの通知
- アンケートの実施、サービスの品質向上、ならびにキャンペーンおよび新サービス等のご案内および情報提供
- 施設および利用者の安全確保および防犯（防犯カメラの運用を含みます）、ならびに施設の管理
- ご本人から同意を得ている場合における、第三者への個人情報の提供
- 法令上の義務の履行
- その他、上記利用目的に付随する目的のため
■ お問い合わせまたはご相談をいただいた方の個人情報
- 問い合わせまたはご相談（当社によるホテル運営受託等に関するご相談を含みます）への対応およびご連絡
- 当社のサービスおよび事業に関するご提案、ご案内および情報提供
- 契約締結に向けた検討、交渉および準備その他これらに付随する対応
- その他、上記利用目的に付随する目的のため
■ お取引先のご担当者の個人情報
- 当社とのお取引に関し必要な連絡
- 当該お取引先が当社との契約の当事者となった場合における、当該契約の準備および履行その他当該契約のため必要な一切の行為
- その他、上記利用目的に付随する目的のため
■ 採用応募者の個人情報
- 採用選考に関するご連絡等の事務処理
- 雇入時手続き等の案内および就業後の雇用管理
- その他、上記利用目的に付随する目的のため
■ 株主または新株予約権者等の個人情報
- 株主管理、会社法その他法令上の手続対応
- その他、上記利用目的に付随する目的のため
決済情報について
クレジットカード等による決済に際しては、カード情報はご利用者から決済代行会社（またはカード会社）に直接送信され、業界標準のセキュリティ基準（PCI DSS）に準拠して取り扱われます。当社は、カード番号等のカード情報を取得・保有いたしません。
要配慮個人情報について
当社は、原則として要配慮個人情報（個人情報保護法第2条第3項に定義されるものを意味します）を取得しません。食物アレルギーやお身体の状況など、サービスの提供のためにご本人からご提供いただいた場合には、その目的の達成に必要な範囲で、適切な安全管理のもとに取り扱います。
2.第三者への開示・提供について
（1）第三者提供の制限
当社は、個人情報保護法その他の法令により許容される場合および次に掲げる場合を除くほか、あらかじめご本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供いたしません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
- 国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の実施に支障を及ぼすおそれがあるとき
（2）業務委託
当社の業務を円滑に遂行するため、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部または一部を委託先（予約管理システム、決済代行会社、予約仲介事業者（OTA）、清掃等の業務委託先、クラウドサービス、グループウェア、採用管理システム等の事業者を含みます）に委託する場合があります。この場合、当社は、委託先に対し、社内規程に基づく安全管理措置が遂行されるよう適切な監督を行います。
（3）外国にある第三者への提供・外国での取扱い
当社は、予約仲介事業者（OTA）を通じたご予約の受付やクラウドサービスの利用等に伴い、個人データの取扱いの全部または一部を外国にある第三者（外国にある委託先を含みます）に委託等することがあり、また、個人データが外国のサーバに保存されることがあります。この場合、当社は、個人情報保護法に従い、①当該第三者が同法に基づき個人情報取扱事業者が講ずべき措置に相当する措置を継続的に講ずるために必要な体制を整備していることを確認するか、②以下に掲げる事項を提供した上で、あらかじめご本人の同意を得て、提供を行います。外国のサーバに保存する場合には、当該国の個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、適切な安全管理措置を講じます。
- 提供先・保存先の外国の名称
- 当該国における個人情報の保護に関する制度
- 当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置に関する情報
なお、上記①における第三者が講ずる個人情報の保護に関する措置（相当措置）に関する情報は、下記「お問い合わせ先」へのご請求により、遅滞なくご提供いたします。
（4）個人関連情報の第三者提供
当社は、第三者が個人関連情報（個人情報保護法第2条第7項に定めるものを意味し、同法第16条第7項に定める個人関連情報データベース等を構成するものに限ります。以下同じ）を個人データとして取得することが想定されるときは、個人情報保護法その他の法令により許容される場合および(1)に掲げる場合を除くほか、次に掲げる事項について、あらかじめ個人情報保護委員会規則で定めるところにより確認することをしないで、当該個人関連情報を当該第三者に提供しません。
- 当該第三者が当社から個人関連情報の提供を受けてご本人が識別される個人データとして取得することを認める旨のご本人の同意が得られていること。
- 外国にある第三者への提供にあっては、上記のご本人の同意を得ようとする場合において、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他本人に参考となるべき情報がご本人に提供されていること。
当社は、上記の規定により個人関連情報を第三者に提供したときは、個人情報保護法第31条に従い、記録の作成および保存を行います。
当社は、第三者から個人関連情報を個人データとして取得するに際しては、個人情報保護法に従って必要な確認を行い、当該確認にかかる記録の作成および保存を行うものとします。
3.クッキー（Cookie）等・外部送信について
本サイト等では、サイトの適切な表示・運用、利便性の向上、アクセス解析および広告配信等のために、クッキー（Cookie）その他の技術を使用し、利用者に関する情報を当社または外部の事業者に送信することがあります。
- 当社は、外部事業者に送信される情報の内容・送信先・利用目的等を明らかにするとともに、同意管理ツールを通じて、サイトの運用に必須のもの以外のクッキー等については、ご利用者の選択（EEA・英国にお住まいの方についてはあらかじめのご同意（オプトイン））に基づいて使用します。
- 外部送信される情報の送信先および内容の詳細は、本ポリシーまたは本サイト等に掲載する別途の一覧によりお知らせします。
- お客様ご自身がブラウザ設定を操作することで、クッキーの受け入れを拒否（無効化）することも可能です。ただし、その場合、本サイト等の一部の機能がご利用いただけなくなる場合があります。
外部送信される情報の送信先および内容
本サイト等では、以下のとおり利用者に関する情報を外部の事業者に送信しています。稼働状況により送信先が変更される場合があり、その場合は本ポリシーを更新します。各送信先における個人情報の取り扱いの詳細は、各事業者のプライバシーポリシーをご確認ください。なお、宿泊予約に必要な決済・本人認証・セッション維持等の必須の通信は、サービス提供に不可欠なものとして行われます。
Google アナリティクス（GA4）
- 送信先：Google LLC
- 送信される情報：Cookie識別子、IPアドレス、閲覧ページのURL、参照元、端末・ブラウザ情報、サイト内での操作履歴等
- 当社の利用目的：アクセス解析（流入経路・利用状況の把握およびサイトの改善）
- 送信先の利用目的：Googleにおける解析サービスの提供および品質改善（Googleのプライバシーポリシーに従います）
Google 広告関連（Google ホテル広告・無料予約リンク・コンバージョン計測）
- 送信先：Google LLC
- 送信される情報：Cookie識別子、IPアドレス、コンバージョン情報、料金・空室データ等（氏名・連絡先等の個人を直接特定する情報は送信しません）
- 当社の利用目的：広告成果の計測、料金・空室情報の連携
- 送信先の利用目的：Google広告サービスの提供、成果計測および広告配信の最適化
ヒートマップ解析（Microsoft Clarity）
- 送信先：Microsoft Corporation
- 送信される情報：Cookie識別子、IPアドレス、閲覧ページ、クリック・スクロール等の操作履歴、画面上の行動記録
- 当社の利用目的：サイトの利用状況の分析および画面・導線の改善
- 送信先の利用目的：Microsoftにおける解析サービスの提供および品質改善
自動翻訳（shutto翻訳／株式会社イー・エージェンシー）
- 送信先：株式会社イー・エージェンシー
- 送信される情報：Cookie識別子、閲覧ページ、選択言語等
- 当社の利用目的：多言語ページの提供および利用状況の計測
- 送信先の利用目的：翻訳サービスの提供および計測支援
4.安全管理のために講じた措置
当社は、個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止その他の個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。当社が講じる安全管理措置の概要は以下のとおりですが、具体的な措置については、第8項のお問い合わせ先にお問い合わせください。
- 組織的安全管理措置：個人情報の取り扱いに関する責任者を設置するとともに、漏えい等事案の発生または法令違反等を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。また、社内規程に基づく安全管理措置が遂行されるよう従業員を監督します。
- 人的安全管理措置：個人情報の取り扱いに関する留意事項について、従業員に定期的な研修・教育を実施しています。
- 物理的安全管理措置：個人情報を取り扱う区域の管理、機器・電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じています。
- 技術的安全管理措置：アクセス制御により担当者および取り扱う個人情報の範囲を限定し、情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
当社は、個人データの漏えい等が発生し、または発生したおそれがある場合には、法令に従い、監督機関への報告およびご本人への通知を行います。
5.個人データの保有期間
当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間に限り保有し、目的を達成した後は、法令で保存が義務付けられている場合を除き、遅滞なく消去または廃棄します。主な保存の基準は以下のとおりです。
- 宿泊者名簿：旅館業法に基づき、作成の日から3年間保存します。
- 予約、宿泊または決済に関する記録：取引の終了後、法令上の保存期間および業務上必要な期間保存します。
- 会員情報：退会後、必要な期間の経過後に消去します。
- 防犯カメラの映像：一定期間の経過後に順次消去（上書き）します。
- お問い合わせまたはご相談をいただいた方、お取引先、採用応募者、および株主または新株予約権者に関する情報：それぞれの目的に必要な期間および法令上の保存期間に応じて保存します。
6.保有個人データの開示／訂正／利用停止等について
当社は、個人情報保護法の定めに従い、ご本人から個人情報の利用目的の通知、開示（第三者提供記録の開示を含みます）、訂正等（訂正、追加、削除）、利用停止等（利用停止、消去、第三者提供の停止）のご請求（以下「開示等の請求」といいます）があった場合は、ご本人であることを確認させていただいた上で、遅滞なく調査を行い、合理的範囲において適切に対応いたします。
ただし、個人情報保護法その他の法令により当社がこれらの義務を負わない場合は、その全部または一部を開示等しないことがあり、開示等しない決定をした場合はその旨を遅滞なく通知します。
手数料
個人情報保護法の定めに従い、利用目的の通知および個人情報の開示（第三者提供記録の開示を含みます）のご請求につきましては、1件あたり1,000円の手数料を申し受けます（第8項が適用される方については、第8項の定めに従います）。
開示等の請求手続きの詳細（ご請求書式、本人確認の方法および受付方法等）につきましては、下記のお問い合わせ先までご連絡ください。
7.本ポリシーの改定について
当社は、法令の変更または当社の判断により、本ポリシーを改定することがあります。改定後の本ポリシーは、本サイト等に掲載した時点から効力を生じるものとします。重要な変更を行う場合には、適切な方法により周知いたします。
8.お問い合わせ先
個人情報に関する苦情または相談、その他開示等の請求に関するお問い合わせは、以下の窓口宛にご連絡ください。
- 会社名：株式会社アマネク
- 代表取締役：安達 禎文
- 担当部署：管理本部 プライバシーポリシー管理担当
- 住所：〒100-0013 東京都千代田区霞が関3丁目3-2 新霞が関ビル3階
- メールアドレス：privacy_policy@amanek.jp
特則 EEA・英国にお住まいの方に関する追加事項（GDPR／UK GDPR）
本項は、EU一般データ保護規則（GDPR）または英国GDPR（UK GDPR）が適用される場合、すなわち欧州経済領域（EEA）または英国にお住まいの方の個人データを当社が取り扱う場合に、本ポリシーの他の条項（第6項を除きます）に加えて適用されます。他の条項と本項が抵触する場合、当該個人データについては本項が優先します。
（1）定義等
本項が適用される場合、本ポリシー中「個人情報」または「個人データ」とあるのはGDPR第4条第1号に定義される「個人データ」（”personal data”）と置き換えて解釈した上で適用されるものとします。
また、本ポリシー中「取扱い」とはGDPR第4条第2号に定義される”processing”を意味するものとし、本ポリシー中「管理者」とはGDPR第4条第7号に定義される”controller” を意味するものとし、本ポリシー中「代理人」とはGDPR第4条第17号に定義される”representative”を意味するものとします。
上記のほか、本ポリシー中のその他の用語（本項の用語に限らず、GDPRが適用される場合における本項以外の用語を含みます）はGDPRの用語の定義に従うものとします。
（2）適用範囲
本項は、当社がEEAまたは英国にお住まいの方に対して宿泊その他の物品・サービスを提供することに関連して、または当社がEEA・英国内で行われる当該の方の行動を監視すること（本サイト等でのクッキー等による追跡を含みます）に関連して、その個人データを取り扱う場合に適用されます。
（3）同意対象事項への同意
利用者は、本ポリシーへの同意をもって、本ポリシーに規定された同意対象事項（個人データの取扱いの目的および個人データの域外移転を含みます）について、任意かつ明示的な同意を与えたものとします。
（4）管理者および代理人
管理者：株式会社アマネク（連絡先は第8項のとおり）
EU域内代理人（GDPR第27条）：
Euverify Ltd (Ireland),
Unit 3D North Point House, North Point Business Park, New Mallow Road, Cork,
T23 AT2P, Ireland
Email: gdpr@euverify.com
英国代理人（UK GDPR第27条）：
Euverify Ltd (UK),
3rd Floor, 86-90 Paul Street, London, EC2A 4NE, United Kingdom
Email: gdpr@euverify.com
（5）収集する個人データ
当社は、利用者から以下の個人データを取得することがあります。
- 氏名および住所
- メールアドレス
- ユーザー名およびパスワード
- IPアドレス、ブラウザおよびOSの情報、Cookie情報、Webサイトのアクセス履歴
（6）取扱いの法的根拠
当社は、以下の法的根拠に基づき個人データを取り扱います。
| 取扱いの場面 | 主な法的根拠（GDPR第6条） |
|---|---|
| 宿泊予約、宿泊契約の履行および料金の決済その他サービスの提供 | 契約の履行（6条1項(b)） |
| 宿泊者名簿の作成および保存 | 法的義務の遵守（6条1項(c)。旅館業法） |
| 会員サービスの提供および管理 | 契約の履行（6条1項(b)）または同意（同(a)） |
| お問い合わせ、ご要望またはクレーム対応およびご連絡 | お問い合わせに応じる正当な利益（6条1項(f)）／必要な場合は同意（同(a)） |
| 規約等の違反等への対応および規約等の変更等の通知 | 契約の履行（6条1項(b)）、規約違反により侵害される当社利益を確保する正当な利益（同(f)）、法的義務の遵守(c) |
| アンケート、品質向上、ならびにキャンペーンおよび新サービス等のご案内および情報提供 | 同意（6条1項(a)）または正当な利益（同(f)。オプトアウト可） |
| 防犯および安全確保（防犯カメラ）、ならびに施設の管理 | 施設・利用者の安全を確保する正当な利益（6条1項(f)） |
| お取引先ご担当者または採用応募者の取扱い | 契約の履行・締結前の措置（(b)）、正当な利益（(f)）、同意（(a)） |
| 法令上の義務の履行 | 法的義務の遵守（6条1項(c)） |
（7）個人データの開示
利用者の個人データは、取扱いの目的の達成のために、当社の権限のある者に提供されます。また当社は、取扱いの目的の達成のために必要な範囲で、利用者の個人データを以下の者に対して提供する場合があります。かかる第三者には、次号に規定するとおり、EU域外の国に所在するものが含まれる可能性があります。
- 当社のグループ会社
- 会計士、弁護士等の専門家アドバイザー
- データ保存、メンテナンスサービス、決済サービス等の当社が提供するサービスに関連するサービスを提供する事業者
（8） 個人データの域外移転
当社は日本に所在し、取得した個人データを主に日本国内で取り扱います。EEAから日本への個人データの移転については、欧州委員会が日本を十分な保護の水準を確保している国として認定（十分性認定）しているため、追加の移転手続なく行うことができます。当社は、EEAから移転を受けた個人データについて、個人情報保護委員会が定める補完的ルールに従い、より高い水準の保護を適用します。当社が委託先等を通じて日本国外のサーバに個人データを保存し、または国外の第三者に提供する場合には、標準契約条項（SCC）その他の適切な保護措置を確保します。
（9） 保有期間
当社は、第5項のとおり、個人データを利用目的の達成に必要な期間に限り保有します。
（10）データ主体の権利
お住まいの地域の法令に基づき、ご本人は当社が取り扱う個人データについて以下の権利を有します。
- アクセス（開示）を求める権利（第15条）
- 訂正を求める権利（第16条）
- 消去を求める権利（いわゆる「忘れられる権利」。第17条）
- 取扱いの制限を求める権利（第18条）
- データポータビリティの権利（第20条）
- 取扱いに異議を述べる権利（第21条。ダイレクトマーケティング目的の取扱いに対する異議を含みます）
- プロファイリングを含む自動化された意思決定のみに服さない権利（第22条）
- 同意に基づく取扱いについて、いつでも同意を撤回する権利（撤回前の取扱いの適法性には影響しません）
- 監督機関に対して苦情を申し立てる権利（第77条。英国の場合はInformation Commissioner’s Office（ICO）等、お住まいの国の監督機関）
- その他適用プライバシー法令（GDPRとそれに関連する各国施行法を含む、適用のあるプライバシー法令をいいます）に定められる権利
（11） 権利行使の方法
上記の権利の行使その他GDPR・UK GDPRに関するお問い合わせは、下記「お問い合わせ先」または上記(4)の代理人までご連絡ください。ご本人であることを確認させていただいたうえで、原則として1か月以内に対応します（内容が複雑な場合等は延長することがあり、その場合はその旨を通知します）。最初のご請求について手数料はいただきません（ご請求が明らかに根拠を欠く場合または過度である場合を除きます）。
（12） 個人情報提供の必要性
ご本人に提供していただく個人データは、当社がご本人に本サイト等を提供する上で、ご本人にご提供いただくことが必要なものですので、ご提供いただけない場合には、本サイト等をご利用いただけない場合があります。
制定日：2026年9月30日
Privacy Policy AMANEK Corporation
This is an English translation provided for the convenience of data subjects. In the event of any discrepancy between this translation and the Japanese original, the Japanese original shall prevail.
AMANEK Corporation (“we,” “us,” or “our”) recognizes the importance of the personal information entrusted to us. To ensure its proper handling, we establish this Privacy Policy (this “Policy”) with respect to personal information and related data that we acquire through our corporate website and the accommodation facilities we operate and their service websites (collectively, the “Sites”).
If you reside in the European Economic Area (EEA) or the United Kingdom, the Special Provisions (Additional Terms for Residents of the EEA and the UK) at the end of this Policy apply in addition to this Policy.
Basic Policy
We comply with the laws and regulations, government guidelines and other norms applicable to our handling of the personal information we hold. We also establish, maintain and continuously improve a framework for the proper handling and appropriate management of personal information.
We do not use personal information in any manner that may encourage or induce illegal or improper acts. We also take care not to collect personal information from minors without the consent of a person with parental authority.
1. Acquisition and Purposes of Use of Personal Information
Definition of Personal Information
In this Policy, “personal information” means personal information as defined in the Act on the Protection of Personal Information (the “APPI”): information about a living individual that can identify a specific individual, or that contains an individual identification code.
Methods of Acquisition
We acquire personal information by lawful means, including through input by the individual who is the subject of the personal information (the “individual”) via the reservation site, member registration or inquiry forms; entries made at our facilities; reservations made through online travel agencies (OTAs); and CCTV cameras installed within facilities. We do not acquire personal information by deception or other improper means.
Information Acquired and Purposes of Use
Except where permitted by the APPI or other laws and regulations, we do not handle acquired personal information beyond the scope necessary to achieve the purposes of use without the prior consent of the individual. The specific purposes of use are as follows.
■ Personal information of guests or facility users (including those making reservations for them)
- Accepting and confirming accommodation reservations; performing the accommodation contract; processing payment; and otherwise providing services
- Preparing and retaining the guest register under the Inns and Hotels Act (including acquiring and retaining passport information of non-resident foreign nationals)
- Providing and managing membership services (including member registration, provision of benefits and various communications)
- Responding to and communicating regarding inquiries, requests or complaints
- Addressing acts that violate our terms of service, policies, etc. relating to the services (the “Terms”)
- Notifying changes to the Terms relating to the services
- Conducting surveys; improving service quality; and providing information on campaigns, new services, etc.
- Ensuring the safety of facilities and users and crime prevention (including the operation of CCTV cameras), and facility management
- Providing personal information to third parties where we have obtained the individual’s consent
- Performing obligations under laws and regulations
- Other purposes incidental to the above
■ Personal information of persons who make inquiries or consultations
- Responding to and communicating regarding inquiries or consultations (including consultations concerning hotel operation outsourcing to us)
- Making proposals and providing information on our services and business
- Consideration, negotiation and preparation toward entering into a contract, and related handling
- Other purposes incidental to the above
■ Personal information of business partner representatives
- Communications necessary in connection with our transactions
- Where the business partner becomes a party to a contract with us, preparation and performance of that contract and all acts necessary for it
- Other purposes incidental to the above
■ Personal information of job applicants
- Administrative processing such as communications regarding recruitment screening
- Guidance on onboarding procedures and employment management after joining
- Other purposes incidental to the above
■ Personal information of shareholders, holders of share options, etc.
- Shareholder management and procedures under the Companies Act and other laws and regulations
- Other purposes incidental to the above
Payment Information
For payments by credit card or similar means, card information is transmitted directly by the user to the payment processing company (or the card company) and is handled in compliance with the industry security standard (PCI DSS). We do not acquire or retain card information such as card numbers.
Special Care-Required Personal Information
As a rule, we do not acquire special care-required personal information (as defined in Article 2, paragraph 3 of the APPI). Where an individual provides such information for the provision of services (for example, food allergies or physical conditions), we handle it under appropriate security controls within the scope necessary to achieve that purpose.
2.Disclosure and Provision to Third Parties
(1) Restriction on provision to third parties
Except where permitted by the APPI or other laws and regulations and in the following cases, we do not provide personal information to third parties without the prior consent of the individual:
- Where based on laws and regulations
- Where necessary to protect a person’s life, body or property and it is difficult to obtain the individual’s consent
- Where particularly necessary to improve public health or promote the sound development of children and it is difficult to obtain the individual’s consent
- Where necessary to cooperate with a national government agency, a local government, or a party entrusted by them in performing statutory duties, and obtaining the individual’s consent is likely to impede those duties
(2) Outsourcing
To carry out our business smoothly, we may entrust all or part of the handling of personal information, within the scope necessary to achieve the purposes of use, to service providers (including reservation management systems, payment processing companies, OTAs, cleaning and other contractors, cloud services, groupware and recruitment management systems). In such cases, we exercise appropriate supervision over the service providers to ensure that security control measures under our internal rules are implemented.
(3) Provision to third parties in foreign countries and handling in foreign countries
In connection with accepting reservations through OTAs and the use of cloud services, we may entrust all or part of the handling of personal data to third parties in foreign countries (including service providers located abroad), and personal data may be stored on servers located abroad. In such cases, in accordance with the APPI, we either (i) confirm that the third party has established a system necessary to continuously take measures equivalent to those a personal information handling business operator must take under the APPI, or (ii) obtain the individual’s prior consent after providing the following information. Where data is stored on servers abroad, we ascertain the personal data protection regime of the relevant country and take appropriate security control measures.
- The name of the foreign country of the recipient or storage location
- Information on the personal data protection regime of that country
- Information on the measures taken by the relevant third party to protect personal data
Information on the protection measures (equivalent measures) taken by a third party under (i) above will be provided without delay upon request to the contact set out in “Contact” below.
(4) Provision of personally referable information to third parties
Where it is anticipated that a third party will acquire personally referable information (as defined in Article 2, paragraph 7 of the APPI, limited to information constituting a personally referable information database, etc. under Article 16, paragraph 7 of the APPI) as personal data, we will not provide such personally referable information to that third party without confirming, in advance and as prescribed by the rules of the Personal Information Protection Commission, the following matters, except where permitted by the APPI or other laws and regulations and in the cases listed in (1):
- That the individual’s consent has been obtained to the effect that the third party may acquire the personally referable information from us as personal data identifying the individual
- For provision to a third party in a foreign country, that, where such consent is to be obtained, information on the personal data protection regime of that country, the measures taken by the third party to protect personal data, and other reference information for the individual has been provided in advance as prescribed by the rules of the Personal Information Protection Commission
Where we provide personally referable information to a third party under the above, we prepare and retain records in accordance with Article 31 of the APPI. Where we acquire personally referable information from a third party as personal data, we conduct the necessary confirmation in accordance with the APPI and prepare and retain records of that confirmation.
3.Cookies and External Transmission
On the Sites, we use cookies and other technologies for the proper display and operation of the Sites, to improve convenience, for access analysis and for advertising delivery, and information about users may be transmitted to us or to external service providers.
- We disclose the content, recipients and purposes of use of information transmitted to external service providers, and, through a consent management tool, we use cookies and similar technologies that are not essential to the operation of the Sites based on the user’s choice (for residents of the EEA and the UK, based on prior consent (opt-in)).
- Details of the recipients and content of externally transmitted information are provided in this Policy or in a separate list published on the Sites.
- You may refuse (disable) the acceptance of cookies by adjusting your browser settings; however, in that case, some functions of the Sites may become unavailable.
Recipients and content of externally transmitted information
On the Sites, we transmit information about users to the following external service providers. Recipients may change depending on the tools in use, in which case we will update this Policy. For details of how each recipient handles personal information, please refer to that provider’s privacy policy. Communications essential to the provision of services—such as payment, identity authentication, and session maintenance required for reservations—are carried out as indispensable to providing the Sites.
Google Analytics (GA4)
- Recipient: Google LLC
- Information transmitted: cookie identifiers, IP address, URLs of pages viewed, referrer, device/browser information, on-site activity, etc.
- Our purpose: access analysis (understanding acquisition channels and usage, and improving the Sites)
- Recipient’s purpose: provision and quality improvement of Google’s analytics services (subject to Google’s privacy policy)
Google advertising services (Google Hotel Ads, free booking links, conversion measurement)
- Recipient: Google LLC
- Information transmitted: cookie identifiers, IP address, conversion data, rate/availability data, etc. (we do not transmit information that directly identifies an individual, such as name or contact details)
- Our purpose: measuring advertising performance and linking rate/availability information
- Recipient’s purpose: provision of Google’s advertising services, performance measurement, and ad optimization.
Heatmap analytics (Microsoft Clarity)
- Recipient: Microsoft Corporation
- Information transmitted: cookie identifiers, IP address, pages viewed, click/scroll and other interactions, and session activity recordings
- Our purpose: analyzing site usage and improving screens and user flows
- Recipient’s purpose: provision and quality improvement of Microsoft’s analytics services
Automatic translation (shutto Translation / e-Agency Co., Ltd.)
- Recipient: e-Agency Co., Ltd.
- Information transmitted: cookie identifiers, pages viewed, selected language, etc.
- Our purpose: providing multilingual pages and measuring their usage
- Recipient’s purpose: provision of translation services and measurement support
4.Security Control Measures
We take necessary and appropriate measures to prevent the leakage, loss or damage of personal information and otherwise to manage its security. An overview of the measures we take is set out below; for specific measures, please contact us at the contact set out in Section 8.
- Organizational measures: We appoint a person responsible for the handling of personal information and establish a system for reporting to that person upon becoming aware of a leakage incident or legal violation. We also supervise employees to ensure that security control measures under our internal rules are implemented.
- Human measures: We provide regular training and education to employees on points of caution in handling personal information.
- Physical measures: We take measures to control areas where personal information is handled and to prevent the theft or loss of devices, electronic media and documents.
- Technical measures: We limit the persons in charge and the scope of personal information handled through access controls, and implement mechanisms to protect information systems from unauthorized external access and malicious software.
If a leakage or similar incident involving personal data occurs or is likely to have occurred, we will report to the supervisory authority and notify the individual in accordance with applicable laws.
5.Retention Period of Retained Personal Data
We retain personal information only for the period necessary to achieve the purposes of use, and after achieving those purposes we erase or dispose of it without delay, except where retention is required by law. The main retention standards are as follows:
- Guest register: retained for three years from the date of preparation under the Inns and Hotels Act.
- Records relating to reservations, accommodation or payment: retained after the end of the transaction for the statutory retention period and the period necessary for our business.
- Member information: erased after the lapse of the necessary period following withdrawal of membership.
- CCTV footage: erased (overwritten) in sequence after the lapse of a certain period.
- Information on persons who make inquiries or consultations, business partners, job applicants, and shareholders or holders of share options: retained for the period necessary for each purpose and in accordance with statutory retention periods.
6.Disclosure, Correction, Suspension of Use, etc. of Retained Personal Data
In accordance with the APPI, where an individual requests notification of the purpose of use, disclosure (including disclosure of third-party provision records), correction (correction, addition or deletion), or suspension of use (suspension of use, erasure or suspension of provision to third parties) of personal information (a “Request for Disclosure, etc.”), we will, after confirming the identity of the individual, investigate without delay and respond appropriately within a reasonable scope.
However, where we do not bear such obligations under the APPI or other laws and regulations, we may decline to disclose, etc. all or part of the information, and if we decide not to disclose, etc., we will notify the individual to that effect without delay.
Fees
In accordance with the APPI, a fee of JPY 1,000 per request applies to requests for notification of the purpose of use and for disclosure of personal information (including disclosure of third-party provision records) (for persons to whom Section 8 (Special Provisions) applies, the provisions of Section 8 apply).
For details of the procedures for a Request for Disclosure, etc. (request forms, identity verification methods and how to submit), please contact us at the contact set out below.
7.Amendments to this Policy
We may amend this Policy due to changes in laws and regulations or at our discretion. The amended Policy takes effect when posted on the Sites. If we make a material change, we will announce it by appropriate means.
8.Contact
For complaints or consultations regarding personal information and other inquiries relating to a Request for Disclosure, etc., please contact:
- Company: AMANEK Corporation
- Representative Director: Yoshifumi Adachi
- Department: Privacy Policy Administration, Administration Division
- Address: Shin-Kasumigaseki Bldg. 3F, 3-3-2 Kasumigaseki, Chiyoda-ku, Tokyo 100-0013, Japan
- Email: privacy_policy@amanek.jp
Special Provisions – Additional Terms for Residents of the EEA and the UK (GDPR / UK GDPR)
This Section applies where the EU General Data Protection Regulation (GDPR) or the UK GDPR applies, namely where we process the personal data of a person residing in the EEA or the UK, in addition to the other provisions of this Policy (except Section 6). In the event of a conflict between this Section and the other provisions, this Section prevails with respect to such personal data.
(1) Definitions
Where this Section applies, references in this Policy to “personal information” or “personal data” are construed and applied as “personal data” as defined in Article 4(1) of the GDPR. “Handling” means “processing” as defined in Article 4(2) of the GDPR; “controller” means “controller” as defined in Article 4(7); and “representative” means “representative” as defined in Article 4(17). Other terms used in this Policy (including terms outside this Section where the GDPR applies) follow the definitions in the GDPR.
(2) Scope
This Section applies where we process the personal data of a person residing in the EEA or the UK in connection with the offering of accommodation or other goods or services to that person, or in connection with monitoring the behavior of that person that takes place within the EEA or the UK (including tracking via cookies and similar technologies on the Sites).
(3) Consent to matters subject to consent
By agreeing to this Policy, the user gives free and explicit consent to the matters subject to consent set out in this Policy (including the purposes of processing of personal data and the transfer of personal data outside the relevant territory).
(4) Controller and Representatives
Controller: AMANEK Corporation (contact details as set out in Section 8).
EU Representative (GDPR Art. 27):
Euverify Ltd (Ireland), Unit 3D North Point House, North Point Business Park, New Mallow Road, Cork, T23 AT2P, Ireland
Email: gdpr@euverify.com
UK Representative (UK GDPR Art. 27):
Euverify Ltd (UK), 3rd Floor, 86-90 Paul Street, London, EC2A 4NE, United Kingdom
Email: gdpr@euverify.com
(5) Personal data we collect
We may collect the following personal data from users:
- Name and address
- Email address
- Username and password
- IP address, browser and OS information, cookie information, and website access history
(6) Legal bases for processing
We process personal data on the following legal bases:
| Processing activity | Primary legal basis (GDPR Art. 6) |
|---|---|
| Accepting and confirming reservations, performing the accommodation contract, processing payment, and otherwise providing services | Performance of a contract (Art. 6(1)(b)) |
| Preparing and retaining the guest register | Compliance with a legal obligation (Art. 6(1)(c); Inns and Hotels Act) |
| Providing and managing membership services | Performance of a contract (Art. 6(1)(b)) or consent (Art. 6(1)(a)) |
| Responding to inquiries, requests or complaints | Legitimate interests in responding to inquiries (Art. 6(1)(f)); consent where necessary (Art. 6(1)(a)) |
| Addressing breaches of our terms/policies and notifying changes to them | Performance of a contract (Art. 6(1)(b)); legitimate interests in protecting our interests harmed by such breaches (Art. 6(1)(f)); compliance with a legal obligation (Art. 6(1)(c)) |
| Surveys, service improvement, and providing information on campaigns and new services | Consent (Art. 6(1)(a)) or legitimate interests (Art. 6(1)(f); opt-out available) |
| Crime prevention and safety (including CCTV) and facility management | Legitimate interests in ensuring the safety of facilities and users (Art. 6(1)(f)) |
| Handling data of business partner contacts or job applicants | Performance of a contract / pre-contractual steps (Art. 6(1)(b)); legitimate interests (Art. 6(1)(f)); consent (Art. 6(1)(a)) |
| Compliance with legal obligations | Compliance with a legal obligation (Art. 6(1)(c)) |
(7) Disclosure of personal data
Users’ personal data is made available to our authorized personnel for the achievement of the purposes of processing. We may also provide users’ personal data, to the extent necessary to achieve the purposes of processing, to the following recipients, which may include parties located in countries outside the EU as set out in the next paragraph:
- Our group companies
- Professional advisers such as accountants and lawyers
- Service providers that provide services related to the services we offer, such as data storage, maintenance services and payment services
(8) Cross-border transfer of personal data
We are located in Japan and handle acquired personal data mainly within Japan. Transfers of personal data from the EEA to Japan may be made without additional transfer procedures because the European Commission has recognized Japan as a country ensuring an adequate level of protection (adequacy decision). For personal data transferred from the EEA, we apply a higher level of protection in accordance with the Supplementary Rules issued by Japan’s Personal Information Protection Commission. Where we store personal data on servers outside Japan or provide it to third parties outside Japan through service providers, we ensure appropriate safeguards such as the Standard Contractual Clauses (SCCs).
(9) Retention period
As set out in Section 5, we retain personal data only for the period necessary to achieve the purposes of use.
(10) Rights of data subjects
Under the laws applicable in your area of residence, you have the following rights with respect to the personal data we process:
- The right of access (Art. 15)
- The right to rectification (Art. 16)
- The right to erasure (the “right to be forgotten”) (Art. 17)
- The right to restriction of processing (Art. 18)
- The right to data portability (Art. 20)
- The right to object to processing (Art. 21), including objection to processing for direct marketing purposes
- The right not to be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling (Art. 22)
- The right to withdraw consent at any time in respect of processing based on consent (this does not affect the lawfulness of processing before withdrawal)
- The right to lodge a complaint with a supervisory authority (Art. 77; in the UK, the Information Commissioner’s Office (ICO) or the supervisory authority of your country)
- Other rights provided under applicable privacy laws (meaning applicable privacy laws, including the GDPR and related national implementing laws)
(11) How to exercise your rights
To exercise the above rights or for other inquiries regarding the GDPR / UK GDPR, please contact us at the contact set out in “Contact” above or the representative set out in (4) above. After confirming your identity, we will respond in principle within one month (this period may be extended in complex cases, in which case we will notify you). No fee is charged for the first request (unless the request is manifestly unfounded or excessive).
(12) Necessity of providing personal information
The personal data you provide is necessary for us to provide the Sites to you; if you do not provide it, you may be unable to use the Sites.
Date of establishment: September 30, 2026
